Wave vs Otter.ai

Otter.ai war eines der ersten KI-Transkriptionstools im Mainstream und ist bis heute eines der meistgenutzten. Wave kam später — mit einer anderen Philosophie: Menschen mehrere Aufnahmewege geben, statt sie auf eine einzige Methode festzulegen. Beide liefern Transkripte und KI-Zusammenfassungen, doch die Bandbreite der abgedeckten Szenarien unterscheidet sich deutlich. Hier die ehrliche Analyse.

Der Kernunterschied: wo Sie aufnehmen können

Otter.ai ist um seinen Meeting-Bot herum gebaut. Verbinden Sie es mit Ihrem Kalender, und Otter tritt Ihren Zoom-, Google-Meet- und Microsoft-Teams-Calls als sichtbarer Teilnehmer bei und transkribiert mit. Dazu gibt es Apps für iPhone und Android sowie einen Web-Rekorder für persönliche Gespräche, und Sie können Audiodateien importieren — insgesamt 3 im Gratis-Plan, 10 im Monat mit Pro. Was Otter nicht hat: einen Weg, ein Telefonat aufzunehmen, eine Apple-Watch-App oder eine Möglichkeit, einen Videocall zu erfassen, ohne dass der Bot in der Teilnehmerliste auftaucht.

Wave bietet mehr Wege. Schicken Sie einen Meeting-Bot in Zoom, Meet oder Teams (genau wie bei Otter). Nutzen Sie die Wave-Desktop-App auf Mac oder Windows, um Mikrofon- und Systemaudio jedes Calls ohne Bot zu erfassen. Nehmen Sie ein- und ausgehende Telefonate auf iPhone und Android über die eingebaute Phone Bridge auf. Drücken Sie für persönliche Gespräche auf Ihrem iPhone, Android-Smartphone oder Ihrer Apple Watch auf Aufnahme. Oder importieren Sie eine vorhandene Audio- oder Videodatei. Der Unterschied ist nicht, dass Wave keinen Bot hätte — sondern dass der Bot eine Option unter mehreren ist, nicht die einzige.

Transkriptionsqualität

Beide Apps liefern präzise Transkripte mit Sprecherbeschriftung. Otter profitiert von sauberem digitalem Audio, wenn es einem virtuellen Call direkt beitritt — das bedeutet in der Regel weniger Fehler. Waves Transkriptions-Engine ist auf Alltagsaudio optimiert, das über ein Handymikrofon erfasst wird — Hintergrundgeräusche, sich überlappende Stimmen, unterschiedliche Abstände zu den Sprechern. In der Praxis liefern beide brauchbare Transkripte, aber die Grenzfälle unterscheiden sich: Otter meistert den ruhigen Zoom-Call im Homeoffice etwas besser; Wave schlägt sich im lauten Konferenzraum oder beim Café-Gespräch deutlich besser — weil es genau für diese Szenarien gebaut ist.

KI-Zusammenfassungen

Nach der Aufnahme erzeugen beide Apps KI-gestützte Zusammenfassungen. Otter bietet Echtzeit-Zusammenfassungen während des Meetings und danach eine ausgearbeitete Zusammenfassung mit extrahierten Action Items und Kernthemen. Wave erstellt Zusammenfassungen nach Ende der Aufnahme — mit Kernpunkten, Action Items und einem strukturierten Überblick über das Gespräch. Beide sind wirklich nützlich; der Hauptunterschied liegt im Timing, nicht in der Qualität.

Funktionsvergleich

• Aufnahmemethoden: Wave bietet einen Meeting-Bot, die Desktop-App ohne Bot, die Phone Bridge für Telefonate, die Mobile-App, die Apple Watch und Datei-Importe. Otter bietet einen Meeting-Bot, Aufnahme mobil und im Web sowie Datei-Importe.
• Persönliche Meetings: Beide nehmen mit dem Smartphone auf. Im Gratis-Plan von Otter endet jedes Gespräch nach 30 min (90 min mit Pro); Wave hat kein Limit pro Aufnahme und ergänzt die Apple Watch.
• Telefonate: Wave nimmt ein- und ausgehende Anrufe auf iPhone und Android über die Phone Bridge auf. Otter kann keine Telefonate aufnehmen.
• Virtuelle Meetings: Beide können Zoom, Teams und Meet mit einem Bot beitreten. Wave erfasst zusätzlich Mikrofon- und Systemaudio über die Desktop-App — ganz ohne Bot im Call.
• Bot-Sichtbarkeit: In einen Videocall kommt Otter nur über einen sichtbaren Bot. Wave bietet die Bot-Option, hat aber auch Bot-freie Methoden (Desktop- und Mobile-Aufnahme).
• Plattform: Wave ist auf iPhone, Android, Apple Watch, Wear OS, Mac, Windows und im Web verfügbar. Otter ist webzentriert, mit Apps für iPhone und Android und ohne Uhren-App.
• Sprechererkennung: Beide unterstützen Sprecherbeschriftung. Otter identifiziert Sprecher über Meeting-Profile; Wave nutzt Voice ID, einen Stimmabdruck, den Sie einmal benennen.
• Zusammenarbeit: Otter bietet geteilte Workspaces, Kommentare und Highlights für Teams. Wave setzt auf individuelle Produktivität mit einfachem Export und Teilen, dazu Wave Teams für gemeinsame Abrechnung und Zugriff.
• Integrationen: Otter verbindet sich mit Zoom, Teams, Google Meet, Salesforce und HubSpot. Wave hat eine offene API und einen MCP-Server, sodass Claude, ChatGPT und andere KI-Assistenten Ihre Aufnahmen direkt lesen können.
• Datenschutz: Wave trainiert keine KI-Modelle mit Ihren Daten und ist SOC-2-konform. Gegen Otter läuft seit dem 15. August 2025 eine beantragte Sammelklage (Brewer v. Otter.ai, N.D. Cal.), die behauptet, Otter habe Teilnehmende ohne Einwilligung aufgezeichnet — eine Klage, kein Urteil —, und die Bot-Präsenz in Calls wirft in manchen Rechtsräumen Einwilligungsfragen auf.
• Preise: Beide bieten Gratis-Stufen. Otter Basic umfasst 300 Minuten im Monat mit höchstens 30 min pro Gespräch; Pro kostet $16.99 im Monat oder $8.33 im Monat bei jährlicher Zahlung für 1.200 Minuten im Monat. Der Gratis-Plan von Wave umfasst 30 Minuten im Monat; Wave Pro kostet 80 $ im Jahr im Web oder 15 $ im Monat in den App Stores, mit unbegrenzter Aufnahme.

Datenschutz und Einwilligung

Hier wird der Vergleich interessant. In einem Videocall nutzt Otter immer einen Bot, also sehen alle Teilnehmer die Aufzeichnung. In vielen Arbeitsumgebungen ist das in Ordnung — jeder erwartet, dass Meetings aufgezeichnet werden. Aber bei Kundenterminen, Interviews oder heiklen Gesprächen verändert ein Aufnahme-Bot die Dynamik.

Wave lässt Ihnen die Wahl. Nutzen Sie den Bot für interne Meetings, in denen Aufzeichnung Standard ist. Nutzen Sie die Desktop-App oder den mobilen Rekorder, wenn Sie Audio erfassen möchten, ohne dass ein Bot in der Teilnehmerliste auftaucht. Wave ist SOC-2-konform und trainiert keine KI-Modelle mit Ihren Aufnahmen oder Transkripten. Für alle, die mit vertraulichen Informationen arbeiten — Anwälte, Therapeuten, HR-Fachleute, Journalisten — sind Bot-freie Aufnahmewege ein echtes Kriterium.

Allerdings: Ohne Wissen der anderen aufzunehmen bringt eigene rechtliche Pflichten mit sich. Viele Rechtsräume verlangen die Einwilligung aller Beteiligten für Gesprächsaufzeichnungen. Wave macht die Aufnahme diskret — die rechtliche Verantwortung, die Beteiligten zu informieren, liegt aber weiterhin bei Ihnen.

Wo Otter gewinnt

Otter ist die bessere Wahl, wenn sich Ihre Arbeit um geplante virtuelle Meetings auf Zoom, Teams oder Google Meet dreht und Sie eine enge Integration mit diesen Plattformen wollen. Die Möglichkeit, einen Bot automatisch jedem Meeting in Ihrem Kalender beitreten zu lassen, es zu transkribieren und die Notizen ins CRM zu übertragen, ist für Sales-Teams und Account-Manager ein starkes Argument. Auch Otters kollaborative Workspace-Funktionen — geteilte Notizen, Kommentare, Highlight-Reels — machen es zur stärkeren Wahl für große Teams, die gemeinsam an Meeting-Inhalten arbeiten.

Wo Wave gewinnt

Wave ist die bessere Wahl, wenn Ihre Meetings an unterschiedlichen Orten stattfinden — nicht nur auf Zoom. Studierende nehmen Vorlesungen mit der Mobile-App auf. Consultants nutzen beim Kundentelefonat die Phone Bridge. Remote-Worker in Back-to-Back-Zoom-Calls nutzen die Desktop-App oder den Meeting-Bot. Wer in ein Meeting geht, tippt auf der Uhr auf Aufnahme. Wave deckt all das ab, weil es mehrere Aufnahmemethoden bietet, statt Sie auf eine festzulegen.

Wave gewinnt außerdem bei der Flexibilität rund um den Datenschutz. Wo Aufzeichnung erwartet wird, nutzen Sie den Bot. Wo Diskretion zählt, die Desktop-App oder den mobilen Rekorder. Keine Daten werden für KI-Training verwendet, und die App ist SOC-2-konform. Für Fachleute in regulierten Branchen ist die Option, ohne Bot aufzunehmen, ein handfester Vorteil.

Das Fazit

Wenn Sie den Großteil Ihres Tages in Back-to-Back-Zoom-Calls verbringen und automatisierte Transkription mit Team-Kollaborationsfunktionen wollen, ist Otter.ai ein solides Tool für genau diesen Workflow. Wenn Sie aber einen Meeting-Rekorder brauchen, der überall funktioniert — persönlich, am Telefon, im Hörsaal, im Café und in Videocalls — ist Wave die vielseitigere Wahl. Besteht Ihre Arbeit dagegen ausschließlich aus virtuellen Meetings mit einem Team, das geteilte Workspaces und CRM-Integrationen braucht, sind Otters Kollaborationsfunktionen für diesen speziellen Workflow ausgereifter.